Этапы трудоустройства на работу

Содержание

Пошаговая инструкция по трудоустройству нового работника

Этапы трудоустройства на работу

Каждая компания, в которой предусмотрено наличие штата, а это все за исключением ИП без сотрудников, сталкивается с необходимостью приёма новых людей. Существует регламентированный порядок, прописанный в нормативных актах. О том, какие есть шаги и что нужно предпринимать руководителю или сотрудникам отдела кадров описано в статье.

Рабочая сила в современном мире представляет собой наивысшую ценность. Наряду с этим во всех сферах наблюдается текучка кадров, если раньше люди устраивались на работу и проводили на одном месте всю жизнь, то сегодня человек сменяет в среднем пятнадцать работодателей.

Знание того, как грамотно заключить трудовой договор даёт возможность предоставляющему работу избежать последующих разбирательств с подчинёнными.

Базовые понятия и принципы

Понятие приём на работу отражает процедуру принятия на должность определённого лица, наделение его набором полномочий. Каким бы крупным ни было предприятие, решающую роль при принятии решения играет руководитель.

Даже если подбором работников занимается специалист или даже группа людей из отдела кадров, подпись на трудовом договоре ставится главным работодателем, которым выступает либо владелец бизнеса, либо уполномоченный назначенный руководитель.

При трудоустройстве будущий сотрудник обязан предоставить перечень личных материалов, к ним относятся:

  • документ, удостоверяющий личность;
  • трудовая книжка, при первом устройстве на работу – оформляет работодатель,
  • страховое свидетельство;
  • индивидуальный номер налогоплательщика, получаемый в налоговой службе лично гражданином;
  • по требованию работодателя – сведения о полученном образовании;
  • военный билет – для мужчин;
  • в зависимости от специализации и места работы – медицинская справка или книжка.

Также для граждан иностранных государств, официально проживающих в России, потребуется прикрепить право на нахождение в РФ – временную регистрацию и полис ДМС. Во многом принципы устройства иностранцев схожи со стандартными, но имеют ряд нюансов.

Предприниматель обязан предоставлять условия труда, которые соответствуют стандартам безопасности. Если владелец бизнеса не произвёл своевременно оценку, то на него налагается административный штраф. Его размер определяется формой предприятия.

Пошаговая инструкция

Как и многие аспекты отношений между работником и работодателем, процесс приёма на службу строго регламентирован.

Весь процесс можно представить несколькими последовательными шагами:

  1. Оценка потенциального места работы и будущих условий трудовой деятельности.
  2. Предоставление медицинских сведений о работнике.
  3. Написание заявления на трудоустройство.
  4. Заключение трудового соглашения между сторонами.
  5. Внесение записи в кадровый журнал о составлении договора.
  6. Издание приказа о приёме на работу нового человека.
  7. Уточнение сотруднику его обязанностей и трудовых полномочий.
  8. Указание сведений в трудовую книжку.
  9. Изъятие книги у сотрудника и взятие её на хранение.
  10. Заведение личной карточки работника.
  11. Информирование органов власти, которым необходимо предоставлять данные о трудоустройстве.

В целом все действия основываются на изучении материалов соискателя и создании новой документации, определяющей отношения работника и работодателя. В большинстве случаев приёмом новых людей занимается отдел кадров, но если предприятие небольшое, например, ИП с небольшим штатом, то всеми процессами руководит владелец компании.

При появлении наёмных сотрудников работодатель обязан зарегистрироваться в Федеральной Налоговой Службе, в качестве человека, предоставляющего рабочие места. На это ему даётся срок в один календарный месяц, в ФСС – десять дней.

Написание заявления и подача документации

В соответствии с Трудовым Кодексом РФ подача заявления о желании трудоустроиться не является обязательным шагом, однако, в большинстве случаев организации просят соискателей заполнить форму, так как это упрощает процедуру отчётности.

Стандартной формы заявки не существует, но она содержит в себе персональные данные потенциального работника, планируемую должность и структурное подразделение предприятия. Конечно, подробную информацию подсказывает сотрудник отдела кадров в момент собеседования.

После написания заявления работник передаёт стандартный пакет документации.

В дополнение к нему в ряде случаев требуются:

  • сведения об отсутствии судимости, как правило, нужно при устройстве в государственные учреждения, получить справку допустимо через портал госуслуг;
  • водительские права – если речь идёт о должности, предполагающей вождение транспортного средства, например, курьер или специалист по доставке.

Что касается медицинской справки, то это допустимое требование, но чаще всего нужно при оформлении несовершеннолетних граждан, а также для работников сферы общественного питания. Прохождение медицинского осмотра производится в специализированных учреждениях по направлению от работодателя. Как правило, сначала человек оплачивает всё сам, а затем компания ему компенсирует расходы на осмотр.

При принятии документов требуется получение согласия на обработку личных данных. Уполномоченный работник распечатывает соответствующий бланк и даёт под подпись потенциальному сотруднику.

Заключение трудового соглашения

Заключению трудового договора предшествует ознакомление будущего работника с нормативными актами компании. Невозможно подписание соглашения без подписи человека под стандартным перечнем обязательств.

Как правило, нормы посвящены стандартным условиям сотрудничества, а также особенностям деятельности в фирме, например, соблюдению дресс-кода или другим аспектам делового этикета.

Также сотрудники обязаны проинформировать будущего работника относительно его специализированных прав, например, девушек о декретном отпуске, а пенсионеров о специальных льготах и привилегиях. А также об условиях расторжения отношений.

Не нужно предоставлять весь перечень нормативных актов, достаточно дать под подпись те, что будут касаться непосредственно деятельность человека.

Базово к ним относятся:

  • о внутреннем распорядке;
  • об оплате и охране труда.

В ряде предприятий существуют такие материалы, как должностная инструкция, коллективный договор и соглашение о социальном обеспечении. Ознакомление с ними также обязательно, если они присутствуют.

Все аспекты, связанные с трудовым договором фиксируются в кодексе, в ряде статей указаны и базовые положения.

К ключевым аспектам, содержащимся в соглашении, относятся:

  1. Место трудоустройства – юридический и фактический адреса компании.
  2. Перечень должностных обязанностей. Допустимо либо полное перечисление, либо отсылка к нормативу, в котором они отражены.
  3. Размер оклада, а также форма и дата выдачи денег. Тут же указываются возможные премии и доплаты.
  4. График работы и режим отдыха.
  5. Наличие или отсутствие испытательного срока и периода обучения.
  6. Срок заключения соглашения.

Периодически человек приступает к обязанностям до заключения трудового договора, в таком случае издаётся акт о допущении человека к деятельности. По Трудовому кодексу приём на работу это именно оформление всех бумаг, а не реальная передача полномочий новому человеку.

На законодательном уровне прописан перечень лиц, с которыми допустимо составление специального договора о материальной ответственности. Заключение подобного соглашения со всеми нецелесообразно, так как силу будет иметь только договорённость с перечнем должностей.

После заключения трудового договора требуется внесение данных внутри компании. В течение трёх дней после подписания соглашения необходимо издать приказ о трудоустройстве. Он полностью повторяет положения договора и выпускается в универсальной форме Т-1.

Приказ делается в двух экземплярах и обязательно должен быть подписан сторонами. Если идёт задержка более трёх дней, то на компанию налагается административный штраф.

При приёме документов у человека изымается трудовая книжка, в которую необходимо внести информацию в течение пяти дней. Она будет храниться у работодателя в период всего трудоустройства гражданина и отдаётся только при увольнении. Вся информация из трудовой книжки вносится в специальный журнал учёта.

Следующим шагом является создание индивидуальной карточки работника, по стандартной форме Т-2.

В ней фиксируются сведения следующего содержания:

  • персональные идентификационные данные гражданина, в том числе паспортные,
  • номера СНИЛС и ИНН;
  • уровень образования и специальность;
  • награды и особые заслуги;
  • воинский учёт.

В течение деятельности карточка пополняется информацией об отпусках и переводах человека. Приём на работы оформляется уполномоченными специалистами отдела кадров, но заверяется исключительно руководителем.

После заключения трудового договора у работодателя есть неделя на внесение всех сведений, издание соответствующих актов и предоставление рабочего места. При заполнении форм действовать надо крайне аккуратно.

Особенности приёма на работу иностранцев

На территории Российской Федерации проживает множество иностранных граждан. Они, как и резиденты, имеют право трудоустраиваться на службу. И самим работникам, и работодателю важно соблюдать все правила и учитывать нюансы.

Существует несколько категорий иностранцев, с различным статусом:

  • временно прибывающие – находящиеся на территории России в течение девяноста дней по миграционной карте или визе;
  • временно проживающие – живущие в нашей стране по разрешению, как правило, в течение трёх лет;
  • постоянно проживающие – обладающие видом на жительство сроком до пяти лет;
  • беженцы – люди, получившие такой статус после приезда в РФ;
  • люди с гражданством стран-участниц ЕАЭС – белорусы, киргизы, казахи;
  • высококвалифицированные работники – прибывают по приглашению компаний.

В целом действия работодателя в отношении иностранцев схожи со стандартной системой. Исключением является помощь в получении патента и вида на жительство сотруднику на этапе заключения договора. Также предоставляющий место трудоустройства обязан отправить работника в УФМС, чтобы тот встал на учёт, как сотрудник конкретной компании.

В зависимости от статуса отличается и набор документации, в большинстве случаев требуется материал, подтверждающий право человека на легальное нахождение на территории России, а также полис добровольного медицинского страхования.

За всех иностранных граждан работодатель выплачивает установленные законом налоговые взносы. Но их направленность определяется статусом человека. Так, например, на временно проживающих не надо делать отчисления в ФФОМС.

С недавних пор граждане Республики Беларусь, официально работающие в РФ, получили право на оформление ОМС, но это доступно только после заключения соглашения с работодателем более, чем на один год.

Соблюдение правил при приёме человека на работу критически важно. Во-первых, это позволит избежать проблем в будущем, если будет открыто судебное разбирательство. Во-вторых, регулярно компании проверяют трудовые инспекции, ошибки и несоответствия приводят к штрафам. Порядок приёма на работы – это поэтапный процесс, каждый шаг в котором строго регламентирован на законодательном уровне.

Источник: https://tvoeip.ru/kadry/priem/na-raboty

У вас первый работник: как принять и оформить без ошибок

Этапы трудоустройства на работу
Татьяна Ирметова, эксперт по трудовому праву. Автор фото — Юлия Бородина

Итак, решено: ваш бизнес нуждается в работниках, и вы скоро впервые станете работодателем. Вы написали текст вакансии и разместили ее на hh.ru или ищете подходящих кандидатов по базе резюме. Пора узнать о подробностях процедуры приема работу.

Конечно, кадровый учет можно поручить подрядчику на аутсорсинге (так же, как и бухгалтерию), но ответственным за соблюдение всех процедур все равно останетесь вы. А значит, как минимум стоит знать хотя бы в общих чертах, как это должно быть. К тому же запрашивать у работника необходимые для оформления документы все равно придется вам.

Продумайте, где будет находиться рабочее место вашего сотрудника и что ему понадобится для работы: техника, спецсредства, спецодежда, специальное программное обеспечение, канцелярские принадлежности и так далее. Обеспечить его всем необходимым — ваша обязанность.

Вы должны позаботиться о безопасности рабочего места и условий труда (ст. 212 ТК РФ). Ориентируйтесь на отраслевые инструкции по охране труда.

Возможно, вы что-то слышали про обязательную спецоценку условий труда — да, она нужна, но не сразу, а в течение года после принятия первого сотрудника на работу (п. 1 ч. 1, ч. 2 ст.

17 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»).

Как работодателю вам нужно пройти специальное обучение по охране труда (ст. 225 ТК РФ). Это можно сделать в любом удобном вам аккредитованном учебном центре.

Пройти такое обучение надо в течение месяца после приема первого работника. Но, если вы сделаете это заранее, вам проще будет организовать у себя всё, что требуется для охраны труда. А еще только в таком случае у вас будет право самостоятельно обучить правилам охраны труда своего сотрудника. Об этом — ниже.

Если бухучетом и отчетностью у вас занимается бухгалтер на аутсорсинге, предупредите его, что у вас теперь будет сотрудник. Это означает дополнительную отчетность, расчеты НДФЛ и взносов на обязательное страхование. Если ведете бухучет самостоятельно, изучите вопрос.

Поинтересуйтесь у кандидата, на котором остановили свой выбор:

1. Есть ли у него трудовая книжка?

Если ваш будущий сотрудник устраивается на работу впервые — по крайней мере, впервые оформляется официально, — то трудовую книжку ему должны будете завести вы. Если трудовая книжка у него утеряна или сильно повреждена, вам нужно будет завести ему новую.

В обоих случаях нужно позаботиться о покупке бланка трудовой книжки. Другой вариант на случай утери или повреждения трудовой книжки — ваш будущий сотрудник может оформить дубликат на прежнем месте работы.
2. А медицинская книжка у него есть?

Она обязательно нужна, например, для продавцов, работников общепита и тех, кто работает с детьми, оказывает бытовые услуги населению (ст. 69, 213 ТК РФ, ст. 36 Федерального закона «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»).

Отсутствие медкнижки — не повод отказать кандидату в приеме на работу, но и допустить его до фактической работы без этого документа вы не имеете права, это грозит вам штрафами.

Поэтому вам нужно предупредить работника о необходимости пройти обязательный медосмотр и оформить медкнижку. Обеспечить необходимые для прохождения медосмотра условия и оплатить его по закону должен работодатель, то есть позаботиться об этом нужно вам (ст.

213 ТК РФ, п. 3 ст. 34 Федерального закона «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»).

3. Не был ли он госслужащим в последние два года?

Если есть возможность посмотреть трудовую книжку, вы и так это увидите. А если нет — лучше спросите. Принимая на работу бывшего госслужащего, нужно сообщить об этом по его последнему месту службы.

Но есть категории госслужащих, которым для устройства на следующую работу надо сначала получить согласие соответствующей комиссии (ст. 64.1 ТК РФ). В таком случае вам для оформления сотрудника на работу потребуется этот документ.

То же самое касается бывших муниципальных служащих.

Если вы примете на работу экс-госслужащего, нарушив эти правила, есть риск существенного штрафа: с ИП — от 20 00 до 50 000 рублей, с юридического лица — от 100 000 до 500 000 рублей (ст. 19.29 КоАП РФ).

4. Нет ли у сотрудника инвалидности?

Если есть, попросите его принести для оформления на работу справку об инвалидности и индивидуальную программу реабилитации (ИПР). Вам нужно будет установить в трудовом договоре режим работы, основываясь на этой программе.

Например, инвалидам I и II группы полагается сокращенная продолжительность рабочего времени с сохранением полной оплаты труда, всем инвалидам нужно предоставлять удлиненный ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 календарных дней.

Передайте будущему сотруднику перечень документов, которые он должен принести вам в день выхода на работу (ст. 65 ТК РФ). Вот он:

Важно: это перечень для случаев, когда вы принимаете на работу гражданина России. Оформление на работу иностранных граждан — особый случай.

Требовать другие документы сверх этого списка запрещено законом. Но в ряде случаев работники могут предоставить дополнительные документы. Например, тому, кто хочет при расчете НДФЛ с зарплаты получать налоговые вычеты на детей, нужно принести свидетельства об их рождении.

У вас остается только трудовая книжка, а также медкнижка и справки (когда они обязательны), копия ИПР инвалида, если работник с инвалидностью, копия согласия специальной комиссии (для бывшего госслужащего, когда этот документ обязателен).

Остальное — данные паспорта, СНИЛС, документа об образовании, воинского учета — надо записать в личную карточку (об этом ниже). Но вот хранить у себя ксерокопии этих документов нежелательно. С точки зрения работы с персональными данными это считается «избыточной информацией» — в случае проверки контролирующие органы могут расценить как нарушение.

По закону трудовой договор не обязательно заключать в первый же день работы нового сотрудника. Главное — сделать это не позднее трех рабочих дней после того, как его фактически допустили к работе (ст. 67 ТК РФ).

Но лучше оформить договор сразу. Это позволит вам:

  1. заключить срочный трудовой договор, если для этого есть основания (например, срочный характер работы или у вас статус субъекта малого предпринимательства, с малой численностью работников — подробнее в конце этой статьи);
  2. установить испытательный срок.

И о том, и о другом можно договориться только «на берегу» — пока не допустили сотрудника к работе (ч. 3 ст. 58, ч. 2 ст. 70 ТК РФ). Иначе трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок и без испытания.

Ознакомить сотрудника с локальными актами. В частности, с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и другими, которые относятся к его работе. По закону это нужно сделать до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Внимание: микропредприятия могут не утверждать у себя локальные нормативные акты. К микропредприятиям относятся ИП и юридические лица с численностью до 15 человек и годовым доходом не более 120 миллионов рублей, внесенные в специальный реестр.

Если у вас статус микропредприятия и нет локальных нормативных актов, достаточно трудового договора.

Еще один совет. Работодатели обычно просят нового сотрудника написать в свободной форме заявление о том, что он в последние два года не был госслужащим. Это не обязательная, но полезная практика.

Если сотрудник забыл предупредить вас о том, что работал на госслужбе, а трудовую книжку, в которой вы сами могли бы это увидеть, например, потерял, то ваша просьба напомнит ему об этом факте.

В любом случае этот документ будет в вашу пользу, если потом окажется, что опыт госслужбы у сотрудника все-таки был, а вы, не зная об этом, не уведомили его бывшего работодателя о приеме экс-госслужащего.

Где взять образец трудового договора. Для микропредиприятий типовая форма трудового договора утверждена постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. Эту форму можно взять за основу и более крупным работодателям, адаптировав ее под свои особенности.

Может, достаточно заявления и приказа? Нет, недостаточно. Заявление от работника «прошу принять меня на должность…» — вообще не обязательный документ, хотя на практике его почти всегда используют. В любом случае у вас должен быть подписанный с двух сторон трудовой договор, один экземпляр — у работника, второй — у вас.

Согласие на обработку персональных данных. Этот документ нужен, только если вы собираетесь передавать данные работника третьим лицам (налоговая, ПФР и ФСС не в счет!). Например, если начислять и перечислять ему зарплату будет бухгалтер на аутсорсинге и выплачивать ее вы будете через банк, а также если кадровым учетом у вас занимается подрядчик.

Договор о полной материальной ответственности. Нужен, если ваш сотрудник будет непосредственно работать с деньгами, товарными ценностями, обслуживать другое имущество (ст. 244 ТК РФ).

Например, эти договоры заключают с кассирами, продавцами и всеми, кто принимает и перечисляет платежи. Перечень таких должностей и работ утвержден постановлением Министерства труда и социального развития от 31.12.2002 № 85.

Там же — типовая форма договора.

Кратко мы представили весь процесс на схеме.

Оформить приказ о приеме на работу. И ознакомить с ним работника под подпись в трехдневный срок после фактического начала работы. Приказ обязательно должен быть, даже если у вас микропредприятие.

Источник: https://hh.ru/article/25374

Каков порядок приема на работу новых сотрудников?

Этапы трудоустройства на работу

Процедура трудоустройства работника сопровождается необходимостью оформления множества документов. Часть из них, утвержденная законодательно, предоставляется самим сотрудником, остальные должен подготовить работодатель.

Стоит более подробно рассмотреть, из каких этапов состоит процедура трудоустройства работника, какие именно документы он должен предоставить, а также что при этом входит в обязанности будущего руководителя.

Законодательство

Порядок оформления сотрудника на работу закреплен в Трудовом кодексе, а именно в ст. 68 этого нормативно-правового документа. Кроме этого, есть несколько отдельных законов, в которых затрагивается этот вопрос. В частности, к ним относятся:

  • ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации»;
  • ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
  • ФЗ «О воинской обязанности и военной службе».

Также могут приниматься во внимание положения некоторых других документов: постановлений Правительства, приказов и распоряжений, указов Президента и т. п.

Подготовительный этап: необходимые документы и их проверка

В общих случаях процедура оформления на работу начинается с предоставления кандидатом определенных документов. Их перечень утвержден законодательно и включает в себя:

  • Паспорт. Вместо него допускается другой удостоверяющий личность документ, необходимый для регистрации гражданина по месту жительства или пребывания. Необходима либо заверенная копия, либо оригинал.
  • Трудовая книжка. В случае отсутствия документа (например, при трудоустройстве в первый раз), его потери или порчи он оформляется работодателем. Для этого работнику нужно написать соответствующее заявление с указанием причины отсутствия книжки.

Если же его принимают на работу по совместительству, то предоставлять трудовую книжку не надо.

  • Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. В случае устройства на работу впервые этот документ, как и трудовая книжка, оформляется работодателем.
  • Документы воинского учета. Они нужны только для тех соискателей, которые являются военнообязанными или подлежат призыву на военную службу. Примером может быть военный билет.
  • Документ об образовании. Работник может предоставить либо все бумаги об образовании, которые у него есть, либо только те, которые касаются его будущей деятельности.
  • Заявление о приеме на работу. Оно может составляться либо в произвольной форме, либо по тому образцу, который утвержден на конкретном предприятии.
  • Водительское удостоверение. Оно необходимо только в том случае, если будущая деятельность работника требует управления ТС.
  • Документы, необходимые для получения льгот. Например, это может быть свидетельство о браке, о рождении ребенка, об инвалидности и т. п.

Однако специфика некоторых должностей или видов деятельности предусматривает, что перед приемом на работу кандидаты должны пройти определенные процедуры:

О необходимости проведения этих процедур потенциального работника извещает работодатель (лично или через кадровую службу). После их прохождения соискатели получают подтверждающие это бумаги, которые необходимо предоставить вместе с пакетом необходимых документов.

Кроме этого, иностранные граждане должны предоставить специальное разрешение на осуществление деятельности на территории РФ. В случае оформления на государственную службу также требуется справка из налогового органа об имущественном положении соискателя.

После предоставления документов работодатель изучает их и, в случае необходимости, проводит проверку. Например, документ об образовании можно проверить путем отправления запроса в учебное заведение.

Основной этап: проведение собеседования и заключение трудового договора

Помимо изучения документов, многие работодатели практикуют такой способ отбора сотрудников, как проведение собеседования. Оно позволяет руководителю лично оценить соискателя и быстро определить его профессиональный и интеллектуальный уровень.

Собеседование может проводиться разными способами: путем обычной устной беседы, письменным способом, при помощи тестов и задач и т. п. Конкретная форма его проведения определяется работодателем в зависимости от специфики будущей деятельности сотрудника.

После собеседования (или даже сразу одновременно с ним) работодатель может обсудить с будущим подчиненным конкретные условия трудового договора. В частности, согласованию подлежат такие вопросы:

  • режим работы и график труда;
  • особенности оплаты (размер заработной платы, частота ее перечисления, наличие премий);
  • конкретные обязанности;
  • наличие и длительность испытательного срока;
  • рабочее место (чаще всего структурное подразделение).

Помимо этого, в договоре также приводится перечень взаимных прав и обязанностей каждой из сторон по отношению друг к другу.

После того, как все условия согласованы, документ оформляется кадровой службой предприятия в двух экземплярах (для каждой стороны) и подписывается работником и работодателем.

Заключительный этап: оформление документов и допуск к работе

После заключения трудового договора работодателю остается оформить некоторые документы и совершить действия, завершающие процедуру приема на работу. В частности, в его обязанности входит:

Оформить приказ о приеме на работу

Данный приказ оформляется на основании заключенного трудового договора в течение трех дней после его подписания. условий труда двух этих документов должно совпадать. Так, в приказе обязательно должно быть указано:

  • структурное подразделение, в которое был принят работник;
  • должность;
  • испытательный срок и его длительность (если такое условие присутствует в договоре);
  • условия приема (в порядке перевода, для замещения работника, по совместительству, на определенный срок);
  • характер будущей деятельности (в случае приема для выполнения определенной работы).

После оформления приказа работодатель должен под подпись ознакомить с ним сотрудника. По требованию последнего ему может быть также выдана копия этого документа.

Внести запись в трудовую книжку

В частности, в книжку вносится дата приема на работу, название компании, должности и структурного подразделения и номер приказа, на основании которого принимается сотрудник. В некоторых случаях может быть указана и другая информация (например, факт перевода сотрудника или временный характер его работы). Порядок и правила оформления трудовой книжки регламентируются законодательством.

Ознакомить работника с нормативными актами

В частности, к ним относятся:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • должностная инструкция;
  • график работы;
  • график сменности.
  • положение об оплате труда;
  • письменный договор о материальной ответственности;
  • инструкция по охране труда;
  • положение о структурном подразделении, в котором будет выполнять трудовую деятельность работник;
  • коллективный договор;
  • положение о коммерческой тайне;
  • правила обработки, хранения и использования персональных данных работников;
  • положение об аттестации.

Конкретный перечень документов, с которыми должен быть ознакомлен работник, зависит от того, какие из них имеются на предприятии.

Оформить работнику личную карточку

Законодательно закреплена форма Т-2 этого документа, которую и должен использовать работодатель. В нее вносятся персональные данные о работнике на основании поданных им сведений.

Сформировать личное дело

Его структура может отличаться в зависимости от кадрового порядка, установленного на конкретном предприятии. В некоторых случаях оформление личного дела не требуется.

Провести необходимые инструктажи

В частности, это может быть вводный инструктаж по охране труда и первичный по технике безопасности и по охране труда на рабочем месте. Проведение инструктажей фиксируется в специальных журналах.

После этого работодателю остается допустить сотрудника к работе и включить его во все внутренние документы предприятия, где это необходимо. Например, это касается табеля учета рабочего времени, графика работы, графика отпусков и т. п.

Что стоит помнить работнику при приеме на работу?

При трудоустройстве (особенно если это происходит в первый раз) будущему работнику необходимо учитывать несколько моментов. Самым важным из них является контроль за соблюдением установленных законом гарантий при заключении трудового договора.

Для оценки условий этого документа необходимо, прежде всего, изучить положения действующего ТК РФ. Работодатель не имеет права включать в договор условия, которые противоречат законодательству или лишают работника его минимальных гарантий. В этом случае документ теряет силу. Один его экземпляр нужно обязательно оставить себе — это поможет отстоять свои права в случае их нарушения.

Также стоит помнить, что в случае нарушения своих трудовых прав обжаловать действия работодателя можно в трудовой инспекции или в суде.

Но для этого должны быть документальные подтверждения возникших трудовых отношений, а процедура оформления на работу должна быть проведена правильно.

Поэтому следить за правильностью ее проведения обязательно должен не только работодатель, но и будущий сотрудник.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/trudoustrojstvo/priyom/poryadok-priema-na-rabotu.html

Порядок приема на работу

Этапы трудоустройства на работу

Некоторые кадровики идут на поводу новым сотрудникам или своим коллегам, оформляя на работу новичка без трудовой, с расчетом, что человек в ближайшее время донесет книжку в отдел кадров.

Вполне возможно, что так и происходит в большинстве случаев, но нередко возникает проблема — запись об увольнении в трудовой книжке предыдущим работодателем стоит позже даты приема сотрудника на новую работу.

Чтобы не допускать таких документационных «накладок», не стоит рисковать.

2.  Прием на работу без паспорта

Полный комплект документов, необходимых для заключения трудового договора, приведен в ст. 65 ТК РФ. На первом месте стоит паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Допустим, паспорта у работника при себе нет, так как он находится на переоформлении или вообще утерян.

Значит ли это, что работодатель может принять человека на работу по справке, которая выдается по административному регламенту ФМС? Конечно, нет. Потому что справка — не документ, удостоверяющий личность. В этом случае от работника нужно требовать временное удостоверение личности.

3.  Допуск определенной категории работников к исполнению трудовых обязанностей без обязательных медосмотров

В ст. 213 ТК РФ называются такие категории работников.

Кроме того, в Приказе Минздравсоцразвития №302н приводится Перечень вредных и (или) опасных производственных факторов, при наличии которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования). Размер штрафа в случае допуска работников к исполнению трудовых обязанностей без медосмотров может достигать 130 000 руб., о чем предупреждает ст. 5.27.1 КоАП.

4. Подписание трудового договора до ознакомления работника с важными документами, связанными с его трудовой деятельностью

Правила внутреннего трудового распорядка, локальные нормативные акты, коллективный договор — со всеми этими документами работник должен ознакомиться под роспись перед подписанием трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Причем роспись он ставит под каждым документом.

5. Отсутствие обязательных сведений или условий в трудовом договоре

При составлении трудового договора необходимо ориентироваться на указания в ст. 57 ТК РФ. В случае отсутствия каких-то сведений необходимо внести дополнения прямо в текст трудового договора. Недостающие условия «дополняются» приложением к трудовому договору или отдельным соглашением сторон, которое заключается в письменной форме.

Кадровый учет без проблем и ошибок

Узнать больше

6. Вместо обязательного условия — места работы — работодатель указывает в трудовом договоре дополнительное условие — рабочее место. 

В Трудовом кодексе, как это ни странно, не дается определение понятию «место работы». Зато кодекс помогает разобраться в том, что такое рабочее место. В ст. 209 ТК РФ, говорится, что «рабочее место — место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя».

Что именно указывать в трудовом договоре с сотрудником при указании места работы, объясняет Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству:

7. Отсутствие условий труда в трудовом договоре

С 1 января 2014 года условия труда на рабочем месте в обязательном порядке включаются в трудовой договор. В Федеральном законе от 28.12.

2013 № 426-ФЗ приводятся четыре класса условий труда: оптимальные, допустимые, вредные и опасные.

Разобраться в том, какие у него условия труда на рабочем месте, работодатель может только по итогам аттестации, если сроки ее действия не истекли, или спецоценки труда.

Как отразить условия труда в трудовом договоре, если спецоценка не проводилась, рассказывает эксперт Евгения Конюхова:

8. Отсутствие в трудовом договоре таких условий, как характер работы и режим рабочего времени, в тех случаях, когда это необходимо

Если режим рабочего времени и времени отдыха для конкретного сотрудника отличается от общих правил, действующих у работодателя, то это должно указываться в трудовом договоре. Что касается характера работы, то его упоминание важно в том случае, если в компании работают, например, водители, курьеры, экспедиторы.

9. Работодатель путает дату заключения трудового договора с датой составления трудового договора

Разумеется, в трудовом договоре должна стоять именно дата заключения.

10.  Работодатель заключает срочный трудовой, не имея на это право

Если срочный трудовой договор заключен в случае, не предусмотренном законодательством, то условия его срочности не имеют юридической силы. С этой точки зрения важно опираться на ст. 59 ТК РФ, правильно указать срок действия такого трудового договора — дату или срок наступления события, а также назвать причины обстоятельства для его заключения.

11. Неточности в указании оплаты труда в трудовом договоре

Оплата труда является обязательным условием трудового договора. Поэтому в каждом трудовом договоре должен быть виден размер тарифной ставки или оклада. Необходимо указывать и доплаты, надбавки, если они есть.  

12. Работодатель путает понятия «срок испытания» с понятием «испытательный срок»

Источник: https://kontur.ru/articles/4342

Оформление сотрудника на работу – пошаговая инструкция

Этапы трудоустройства на работу

Кто вам сказал, что если заплатить налоги, то можно спать спокойно? Кто бы это ни был, этот человек вас обманул. Точнее, сказал не всю правду. Кроме уплаты налогов, у предпринимателя есть обязанности соблюдать и другие законы. Например, правильно оформлять сотрудников. В этой статье мы научим, как это сделать.

Этап первый – заявление о приеме на работу

Итак, после удачного собеседования решено брать человека на работу. Первое, что должен сделать будущий сотрудник, – написать заявление. Оно подается на имя руководителя организации. Документ пишется в свободной форме от руки. Для удобства можно распечатать готовые бланки. Текст должен быть примерно таким:

“Генеральному директору ООО “Иванов и партнеры” Иванову Ивану Ивановичу от Петрова Петра Петровича.

Заявление

Прошу принять меня на работу на должность менеджера по продажам”.

Дата, подпись.

Заявление о приеме на работу подписывается руководителем или его замами, уполномоченными нанимать сотрудников. Помимо визы директор должен указать свое согласие – написать “Не возражаю”, “Согласен” или что-то подобное.

Этап второй – медицинский осмотр

Это не для всех. Правительством Российской Федерации разработан перечень профессий, для которых медицинские осмотры обязательно.

Это работники, занятые во вредных условиях труда, врачи, вахтовые работники.

Применительно к интернет-магазину медосмотр должны проходить офисные служащие, работающие с компьюером более 50% рабочего времени и торговые работники – например, продавцы точек выдачи товара, а также курьеры.

Если у вас интернет-магазин продуктов питания или доставка фастфуда – суши, роллов и гамбургеров, то сотрудникам, которые участвуют в работе с едой, нужна еще и медицинская книжка. А несовершеннолетние проходят медосмотры вне зависимости от профессии – все подряд.

Для прохождения медицинской комиссии вы должны выдать будущему сотруднику направление. Утвержденной формы для него нет, но есть перечень требований к этому документу. Согласно приказу Минсоцразвития № 302н в направлении должны быть указаны:

  • наименование организации с указанием формы собственности (ИП или ООО);
  • коды деятельности по ОКВЭД;
  • наименование медучреждения, в которое направляется работник;
  • ФИО работника и наименование должности;
  • указание подразделения (отдел продаж, бухгалтерия и так далее);
  • перечень вредных факторов.

По данным, указанным в направлении на осмотр, врачи решат, каких специалистов должен пройти соискатель и какие сдать анализы. После успешного прохождения осмотра на руки сотруднику выдается справка с заключением о пригодности к работе.

Примечание. В российском законодательстве есть понятие “Специальная оценка условий труда”.

Любой предприниматель обязан пригласить специализированную организацию для того, чтобы те исследовали все рабочие места и дали заключение о состоянии рабочих мест и специфике деятельности.

Именно на основании этого заключения решается, нужны сотрудникам медосмотры или нет.

Этап третий – приказ о приеме на работу

Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, – издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.

В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:

“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”

Дата, подпись.

Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу – это будет личное дело сотрудника.

Этап четвертый – заключение трудового договора

Договор сотавляется в двух экземплярах – по одному для каждой стороны. В документе указываются базовые вещи:

  • размер оплаты труда;
  • должность, подразделение (например, менеджер отдела продаж);
  • кому непосредственно подчиняется работник;
  • испытательный срок, если он есть;
  • должностные обязанности;
  • прочие условия работы.

Еще один важный пункт, который обязательно нужно прописать в трудовом договоре: режим работы и отдыха. Формулировка примерно такая: “Для работника устанавливается 40-часовая рабочая неделя. Режим работы – с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00. Суббота и воскресенье – выходные дни”.

Иногда трудовой распорядок указывается в инструкциях, которые работник читает после подписания трудового договора. А потом, после сдачи экзаменов, расписывается за них.

Так вот, получается, что сотрудник не ознакомлен с трудовым распорядком под роспись сразу. В нашей практике был случай, когда один из менеджеров, отработав первый день, пропал с радаров на две недели.

После чего появился, как ни в чем не бывало и был уволен за прогулы.

А потом началось самое интересное. Хитроумный сотрудник обратился в суд с исковым требованием о восстановлении в должности. В заявлении он указал, что не знал о том, что должен ходить на работу каждый день.

И при изучении документов суд не нашел ни одного опровержения его словам. Не было ни одной бумажки, в которой сотрудник расписался бы о знании режима работы. Формально его действительно не известили, что он должен работать каждый день с 9 до 18.

Соответственно, не было и прогулов, и причины для увольнения. Суд восстановил работника в должности.

Именно для того, чтобы этого не произошло, надо известить работника о режиме работы в первый же день. И лучший способ сделать это – включить данный пункт в трудовой договор.

Этап пятый – внесение записи в трудовую книжку

Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:

“Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.

Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.

Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам.

А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум – ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник.

В случае индивидуального предпринимателя – сам ИП.

Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.

Уведомляем государство о статусе работодателя, начинаем платить отчисления

Для начала немного отвлечемся и порассуждаем о глобальном. В нашей стране есть пенсионное обеспечение, медицинское страхование и прочие блага от государства.

Для этого есть специальные фонды: пенсионный, фонд социального страхования и налоговая инспекция.

Именно оттуда государство берет средства на пенсии по старости, лечение и реабилитацию профзаболеваний и другие нужды.

Становясь работодателем, вы обязаны отчислять во все эти фонды деньги. Это основа социального благополучия населения. Коротко расскажем, как это работает:

  1. Налоговая инспекция. Собирает налоги – и ваши, и ваших работяг. Вы уплачиваете налог с прибыли, сотрудники – налог на доходы физических лиц – НДФЛ. Деньги идут на содержание госаппарата, оплату труда врачей, учителей, полиции и так далее.
  2. Пенсионный фонд России – ПФР. Аккумулирует деньги на выплату пенсий по старости.
  3. Фонд социального страхования – ФСС. Фонд оплачивает лечение травм после несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, санаторно-курортное лечение.

В 2018 году вам нужно подать одно-единственное уведомление – в фонд социального страхования. В пенсионный и налоговую ничего сообщать не нужно: они сами все узнают из первой квартальной отчетности.

После подачи уведомлений вы начинаете платить взносы. Налоги и пенсионные отчисления платятся в ФНС, страховые взносы – в фонд социального страхования.

Поскольку пенсионные отчисления контролирует налоговая, а не пенсионный фонд, в последний о взносах нужно сообщать. Причем ежемесячно.

Оплатили страховые взносы в налоговую – подаете уведомление об уплате в ПФР. И так – каждый месяц.

Резюмируем. Для того, чтобы не было проблем с госведомствами, вы должны оплачивать страховые, пенсионный взносы и налоги на каждого работника.

Для этого нужно подать уведомление в фонд социального страхования. На это дается 30 дней после приема сотрудника на работу.

После этого делайте перечисления в налоговую и ФСС, а в пенсионный фонд носите ежемесячные отчеты об уплате взносов.

Гражданско-правовой договор

Бывает, что нужно нанять сотрудников на разовую работу. Например, в вашем офисе требуется косметический ремонт. Надо переклеить обои, покрасить стены, заменить сантехнику и плитку в уборной. Не нанимать же для этого в штат сантехников, штукатуров и маляров! Здесь на помощь придет гражданско-правовой договор.

Такое соглашение оформляется на разовые работы. Классический пример гражданско-правового договора – это договор подряда. Вы выступаете в роли заказчика, а исполнитель – в роли подрядчика. В документе прописывается вид и объем работы, сроки ее выполнения и условия оплаты.

После выполнения заказа стороны подписывают акт приемки выполненных работ и финансовые документы, после чего расстаются с миром.

Что делать, если работники нужны раз от разу?

Представим себе ситуацию. У вас есть небольшой интернет-магазин и используете единый налог на вмененный доход – ЕНВД. Налоговая декларация на этом режиме сдается раз в квартал. Но заполнять ее сами вы не хотите и не умеете – лучше нанять для этих целей квалифицированного бухгалтера.

Как и в случае с ремонтом офиса, невыгодно держать специалиста для того, чтобы он раз в 3 месяца заполнял одну единственную бумажку и относил ее в налоговую. Поэтому лучший вариант в этой ситуации – договор аутсорсинга, или заемного труда.

Выглядит это так. В некой организации трудится бухгалтер на полную ставку. Вы договариваетесь с ее руководителем о том, что раз в квартал он предоставляет бухгалтера вам – для составления и подачи отчетности. И заключаете соответствующий договор.

Это и будет договор аутсорсинга.

Горькая правда жизни вместо вывода

А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.

Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите.

Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях.

А пока – оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!

Источник: https://www.insales.ru/blogs/university/kak-pravilno-oformit-sotrudnika-na-rabotu

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.